Peran manajemen strategis dalam membangun aplikasi sistem informasi

Manajemen Strategis

Manajemen strategis adalah proses untuk membantu organisasi dalam mengidentifikasi apa yang ingin mereka capai, dan bagaimana seharusnya mereka mencapai hasil yang bernilai. Besarnya peranan manajemen strategis semakin banyak diakui pada masa-masa ini dibanding masa-masa sebelumnya.Dalam perekonomian global yang memungkinkan pergerakan barang dan jasa secara bebas diantara berbagai negara, perusahaanperusahaan terus ditantang untuk semakin kompetitif. Dengan menggunakan manajemen strategik sebagai suatu kerangka kerja (frame work) untuk menyelesaikan setiap masalah strategis di dalam organisasi terutama berkaitan dengan persaingan, maka peran manajer diajak untuk berpikir lebih kreatif atau berpikir secara strategic. Pemecahan masalah dengan menghasilkan dan Mempertimbangkan lebih banyak alternatif yang dibangun dari suatu analisa yang lebih teliti akan lebih menjanjikan suatu hasil yang menguntungkan.. Ada bebarapa manfaat yang diperoleh organisasi jika mereka menerapkan manajemen strategik, yaitu: Memberikan arah jangka panjang yang akan dituju,membantu organisasi beradaptasi pada perubahan-perubahan yang terjadi, membuat suatu organisasi menjadi lebih efektif,mengidentifikasikan keunggulan komparatif suatu organisasi dalam lingkungan yang semakin beresiko.

Aplikasi Peranan Strategi Sistem Informasi

Informasi yang ada di dalam perusahaan merupakan salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer perusahaan. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain seperti : manusia (man), material (material), uang (money), serta mesin (machine) termasuk fasilitas dan energi.

Informasi sebagai output dari komputer dapat digunakan oleh para manajer, non manajer, serta orang-orang yang ada di dalam maupun di luar perusahaan. Karena itu perlu diperhatikan sistem yang dipakai untuk mengelola informasi tersebut. Tugas manager adalah mengelola sumber daya informasi agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya, yang pertama memiliki wujud secara fisik dan dapat disentuh dapat digunakan istilah sumber daya fisik. Sedangkan jenis sumber daya yang kelima, informasi memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya, digunakan istilah sumber daya konseptual. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

Sumber daya informasi diperoleh dan disusun agar siap digunakan setiap saat diperlukan. Dalam proses penyusunan sering membutuhkan pengubahan dalam bentuk yang lebih sesuai. Seperti misalnya pelatihan pegawai, membuat konstruksi penempatan mesin-mesin. Setelah sumber daya informasi ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya. Manajer meminimalkan waktu yang terbuang dan menjanganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Bagaimana suatu informasi itu dikelola dengan baik, ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian.

A. Perhatian pada Manajemen Informasi.

Kita dapat melihat dengan mudah bagaimana manajer mengelola sumber daya fisik, tetapi manajemen juga mencakup pengelolaan sumber daya konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer dapat memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Dan manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas dalam organisasi memperoleh informasi, dan dapat menggunakannya seefektif mungkin, membuangnya pada saat yang tepat untuk informasi- informasi yang di anggap sudah tidak relevan.

Para manajer memberi perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi, karena dua alasan utama. Pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin berkembang dan semakin rumit. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik, dapat mengikuti perkembangan.

Meningkatnya Kerumitan Kegiatan Bisnis.

Bisnis memang selalu rumit, tetapi sekarang ini lebih rumit dibandingkan sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi global dan bersaing dalam pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin rumit, batas waktunya untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial.

Kemampuan Komputer yang Semakin Canggih.

Dalam perkembangannya dewasa ini, komputer baik dalam ukuran maupun kecepatannya mempunyai kemampuan mengolah data dan menghasilkan informasi-informasi canggih yang dapat dipakai oleh perusahaan dalam menghadapi persaingan global. Komputer-komputer yang ditempatkan dalam perusahan diserahkan kepada para spesialis komputer perusahaan. Komputer- komputer itulah yang dijadikan dasar penghsil informasi yang cepat dan akurat.

B. Perhatian terhadap Para Pemakai Informasi.

Pada awalnya, pemakai output komputer adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Informasi ini disediakan hanya bagi para manajer perusahaan tetapi masih terbatas hanya sebagai laporan dari bagian administrasi.

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi, merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi tidak hanya sebagai laporan dari bawahan, tetapi untuk pemecahan berbagai permasalahan yang ada di dalam perusahaan. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep sistem informasi, mereka mulai mengembangkan sebagai aplikasi yang secara khusus diarahkan dan dikemas untuk mendukung keberhasilan manajemen perusahaan dalam mencapai tujuan.

Dalam perkembangannya bukan hanya manajer yang memperoleh manfaat dari sistem informasi, non manajer, para staf ahli juga sangat membutuhkan informasi. Para pemakai juga berada di luar perusahaan, seperti : para pemegang saham, para pelanggan, para kreditor, pihak perbankan, dan pihak pemerintah. Jadi sistem informasi benar-benar sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Sedangkan informasi sangat dibutuhkan baik di dalam maupun di luar perusahaan.

C. Manajer dan Sistem Informasi.

Para ahli manajemen sering mengatakan bahwa jika seorang manajer memandang organisasinya sebagai suatu sistem, hal ini akan membuat pemecahan masalah lebih mudah dan efektif. Dan sistem informasi oleh manajer dapat dijadikan dasar untuk pemecahan masalah yang ada di dalam organisasi perusahaan.

Organisasi perusahaan terdiri dari sejumlah sumber daya seperti disebutkan di depan, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen perusahaan. Karena itu manajer perlu memperhatikan elemen-elemen sistem yang sesuai dengan organisasi perusahaan. Tidak semua sistem yang ada di dalam organisasi perusahaan memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi suatu susunan elemen dasar sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan besarnya informasi yang dibutuhkan oleh organisasi perusahaan. Secara garis besarnya dapat ditunjukkan dengan gambar elemen dasar sistem secara sederhana di bawah ini.

Berdasarkan gambar di atas dapat dijelaskan bahwa sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian itu dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian.

Elemen sistem yang menggambarkan suatu organisasi perusahaan manufaktur, sumber daya input adalah sumber daya fisik, yang diubah menjadi output barang jadi atau jasa melalui proses transformasi manufaktur. Mekanisme pengendaliannya adalah manajemen perusahaan yang menjadi tanggungjawab manajer, tujuannya adalah sasaran-sasaran yang ingin dicapai perusahaan, dan lingkaran umpan baliknya adalah arus informasi ke dan dari manajemen perusahaan.

D. Sistem Informasi Berbasis Komputer

Manajer Perusahaan membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi dapat disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari bidang-bidang aplikasi berbasis komputer seperti : Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Informasi Akuntansi (SIA), dan sebagainya. Oleh karena itu informasi yang tepat dan akurat juga sangat tergantung pada teknologi komputer yang digunakan.

Agar sistem komputerisasi dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan tujuan perusahaan, maka perlu menempatkan bagian komputer sebagai satu kesatuan organisasional perusahaan tersendiri yang dipimpin oleh seorang yang professional ( Spesialis Sistem Informasi ). Para spesialis sistem informasi yang berbasis komputer meliputi : Analis sistem, Pengelola database, Spesialis jaringan, Programmer, dan Operator. Para spesialis tersebut selalu berperan serta dalam pengembangan sistem informasi perusahaan.

Seiring berkembangnya Sistem Informasi Berbasis Komputer, manajer perusahaan merencanakan siklus hidup formasi dan mengatur para spesialis sistem informasi yang terlibat di dalam organisasi perusahaan. Setelah membangun sistem informasi, manajer mengendalikan untuk memastikan bahwa sistem informasi tersebut akan terus menyediakan informasi yang diharapkan untuk membantu mencapai keberhasilan perusahaan. Manajer dan para spesialis sistem informasi selalu bekerja sama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem informasi.

Strategi Sistem Informasi dengan penerapan teknologi informasi yang semakin canggih akan membawa keberhasilan perusahaan dalam pencapaian tujuan. Pemahaman mengenai informasi yang diperlukan untuk mendukung tercapainya tujuan tersebut sangat diperlukan bagi manajemen perusahaan. Karena itu membangun strategi sistem informasi merupakan prioritas untuk membangun sistem menuju visi masa depan perusahaan.

Strategi Sistem Informasi merupakan bagian integral dari pengembangan strategi bisnis, rencana bisnis dan implementasi bisnis di dalam perusahaan. Salah satu argumen yang paling memaksakan untuk integrasi bisnis dan formulasi sistem informasi/teknologi informasi adalah karena keterbatasan sumber daya bisnis dapat dialokasikan dalam cara yang logis untuk rencana dan strategi yang secara kolektif akan memberikan manfaat yang besar bagi keberhasilan perusahaan.

E. Contoh Sistem Informasi Manajemen

Hampir seluruh perbankan di Indonesia sekarang ini telah memberikan pelayanan secara real time on line dalam bertransaksi. Peran teknologi dalam dunia perbankan sangatlah mutlak, dimana kemajuan suatu sistem perbankan sudah barang tentu ditopang oleh peran teknologi informasi. Semakin berkembang dan kompleksnya fasilitas yang diterapkan perbankan untuk memudahkan pelayanan, itu berarti semakin beragam dan kompleks adopsi teknologi yang dimiliki oleh suatu bank.

Bank Cental Asia (BCA) baru serius menggunakan teknologi informasi sekitar tahun 1989 dengan tujuan untuk membedakan pelayanan dengan bank lain. Untuk itu Bank Cental Asia harus menginvestasikan dana yang besar untuk membangun sistem informasinya. Dengan menggunakan VSAT, BCA mampu menghubungkan antar cabangnya secara online. Produk BCA yang selama ini memanfaatkan teknologi informasi meliputi telegraphic tansfer, mail transfer, ATM dan phone banking. Sampai tahun 1995 jumlah ATM BCA mencapai 500 unit. Hal ini berkat kemudahan yang selama ini ditawarkan BCA.

Dengan klik BCA, menyediakan bagi individu maupun pemilik bisnis berbagai layanan perbankan yang sesuai dengan kebutuhan mereka masing- masing melalui Internet. Sementara itu, bagi mereka yang selalu bepergian, disediakan jasa mobile banking melalui saluran-saluran m-BCA, SMS Top Up BCA, BCA by Phone dan Halo BCA. BCA telah mengembangkan infrastruktur broadband nirkabel untuk menjamin komunikasi data berkecepatan tinggi di antara kantor pusat dan kantor-kantor cabang. Di tanggal 31 Maret 2010, para nasabah BCA dapat menghubungi 889 kantor cabang di seluruh Indonesia di samping dua kantor perwakilan di Hong Kong dan Singapura. Jasa-jasa khusus bagi pelanggan premium BCA Prioritas BCA juga tersedia di 130 kantor cabang. Di tingkat international, kami bekerja sama dengan lebih dari 1.831 bank koresponden di 108 negara guna menyediakan jasa-jasa seperti Perintah Pembayaran (Payment Order).

PENUTUP

Perusahaan dalam perkembangannya dewasa ini, sangat bergantung pada sistem informasi dan teknologi informasi yang semakin canggih di dalam operasionalnya untuk mencapai tujuannya. Secara umum bagi organisasi perusahaan yang menerapkan strategi informasi dengan teknologi informasi yang canggih akan memperoleh beberapa keunggulan sebagai berikut :

Penyelarasan Sistem Informasi dengan bisnis yang dilakukan perusahaan akan mampu memberikan kontribusi yang besar.
Penentuan prioritas investasi akan semakin berkembang.
Memperoleh keunggulan kompetitif (competitive advantage) dari peluang bisnis yang diciptakan.
Membangun infrastruktur masa depan yang fleksibel dan hemat biaya.
Memperkuat sumber daya dan kompetensi dalam memanfaatkan system informasi dengan sukses di masa depan.

Selain beberapa keunggulan tersebut di atas, sistem informasi memberikan beberapa peranan penting di dalam perusahaan yaitu :

Berpartisipasi aktif di dalam pelaksanaan tugas-tugas perusahaan.
Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendali dalam sebuah sub sistem.
Mengkoordinasikan dengan subsistem-subsistem yang ada.
Mengintegrasikan dengan subsistem-subsistem yang ada.

Akhirnya untuk mencapai keberhasilan sistem informasi di dalam menghasilkan informasi-informasi yang akurat dibutuhkan strategi sistem informasi yang maksimal dengan mengoptimalkan semua pendukung yang terkait, seperti : Sumber Daya Manusia yang ada, dan sistem teknologinya.

Reference:

My College

Jumat, 26 Maret 2021